Métodos comunes de mantenimiento de registros

No es necesario empezar con un proceso de registro sofisticado inicialmente. Su sistema puede crecer con su negocio. Al principio, el mantenimiento de registros puede requerir no más que algunas carpetas manila y un archivador.

A medida que crezca, se dará cuenta de que necesitará sistematizar sus registros para que sea fácil encontrar los que busca. Esto suele implicar algún tipo de estrategia de almacenamiento digital, como guardar los archivos en el ordenador o en la nube para que otros miembros de la empresa también puedan acceder a ellos.

Pero comencemos por lo más sencillo y veamos las diferentes opciones disponibles para usted.

Papel
Este es el lugar donde comienzan la mayoría de las empresas. Todo lo que necesita son algunas carpetas de archivo, quizás carpetas colgantes y un armario para guardarlas. Esta es una forma sencilla de organizar sus archivos por cliente, proveedor o empleado, ya que puede añadir copias en papel o registros a la carpeta correspondiente. Si necesita buscar algo, solo tiene que encontrar la carpeta con ese nombre o número.

También puede considerar la posibilidad de crear un “archivo de fichas” para recordar cuándo hay que pagar los impuestos, o renovar las licencias o las pólizas de seguro.

Registro informático
Con el tiempo, el papel le resultará un poco engorroso. A medida que su empresa crezca, también lo hará la cantidad de papeles y carpetas que hay que controlar. También se dará cuenta de que todos esos registros físicos pueden perderse en una inundación o un incendio.

Un sistema informático puede simplificar enormemente el mantenimiento de los registros. En primer lugar, se puede hacer fácilmente una copia de seguridad de los registros digitales y mantener los duplicados fuera de las instalaciones en caso de desastre natural. También puede escanear todos sus registros en papel en el ordenador para crear un sistema de archivos digital igual al que ya tiene, para no tener que empezar desde cero. Obviamente, también es más fácil almacenar los registros. Con el paso de los años, decenas de cajas de banco apiladas en el almacén o en la oficina pueden convertirse en una pesadilla para el registro.

Es conveniente que realice una copia de seguridad de sus registros a diario, si es posible, o al menos semanalmente. Un disco duro portátil es la mejor manera de hacer una copia de seguridad de los archivos y solo requiere unos minutos. De lo contrario, puede almacenarlos en la nube para poder acceder a ellos donde sea que esté, en cualquier momento, sin tener que llevar una unidad portátil.

Informática en la nube
La nube parece misteriosa, pero no lo es. Es básicamente un montón de ordenadores almacenados en un almacén gigante. En lugar de utilizar el limitado espacio de almacenamiento de su ordenador, puede utilizar el espacio prácticamente infinito disponible en la nube. Otra ventaja es que las copias de seguridad de los archivos en la nube se guardan regularmente, por lo que nunca perderá tus archivos. Además, podrá consultar los discos en cualquier momento y lugar, incluso si está bronceándose en alguna playa.

Lo mejor de todo es que no hay que comprar software ni preocuparse por las actualizaciones.

Contabilidad en la nube
Hay dos formas de utilizar la nube. La primera es utilizarla para llevar la teneduría de libros. Esto ya lo hemos visto en el Módulo 1: Educación financiera. Puede utilizar un servicio como QuickBooks o Freshbooks para mantener la mayoría de sus registros La mayoría puede generar facturas, hacer un seguimiento de los pagos y algunos incluso se encargan de las nóminas. Lo mejor de todo es que su contador puede recuperar estos archivos e informes en cualquier momento para presentar sus impuestos y realizar informes.

Alojamiento de archivos en la nube
Seguramente habrá tenido esa frustrante experiencia en la que su ordenador se queda sin espacio de almacenamiento. Bien, la nube nunca está llena. Nunca tendrá que preocuparse por decidir qué archivos debe guardar y cuáles descartar. Siempre podrá alquilar más espacio en la nube. Algunos servicios ofrecen almacenamiento gratuito hasta una determinada cantidad antes de cobrarle; otros tienen tarifas fijas basadas en la cantidad de datos que haya almacenado.

Amazon ofrece varios niveles de almacenamiento; algunos de ellos son gratuitos. La nube Microsoft OneDrive tiene paquetes similares según el uso y se integra perfectamente en su paquete de productos Office.

La teneduría de libros es el proceso organizado de seguimiento de todas las transacciones de ingresos y gastos. Su presupuesto trabaja en conjunto con la función de teneduría de libros para que pueda tomar decisiones informadas basadas en números reales y proyecciones. También le ayudará a reservar el dinero necesario para pagar los impuestos estatales y federales, pagarse a sí mismo y guardar algo de dinero para la jubilación.

Estos son los 11 pasos básicos de la teneduría de libros:

1. Invierta en una herramienta de contabilidad/teneduría de libros. Existen muchas soluciones, entre ellas QuickBooks y Freshbooks. Estos servicios no solo hacen un seguimiento de sus ingresos y gastos, sino que también se conectan a las cuentas bancarias de su empresa, a las tarjetas de crédito y a las pasarelas de pago, como PayPal y el inventario. Si tiene una empresa de servicios, a través de estos servicios de teneduría de libros también puede emitir facturas.
2. Abrir una cuenta corriente comercial. Nunca debería mezclar sus cuentas personales con las de la empresa. Abra una cuenta comercial independiente que pueda vincularse a su plataforma de teneduría de libros.
3. Conciliar sus cuentas mensualmente. Inicie sesión y revise sus cuentas, incluyendo la conciliación de los pagos faltantes que los clientes deberían haber hecho.
4. Hacer seguimiento de las ventas. Cree un sistema de seguimiento de sus ventas, incluidos los pagos en efectivo, con cheques y con tarjeta de crédito. Sea cual sea el método que utilice, asegúrese de mantenerlo. Si recibe pagos en efectivo, cree un proceso de seguimiento del efectivo que incluya el ingreso en su cuenta bancaria diariamente o al menos una vez a la semana.
5. Nota:Las ventas totales (efectivo, cheques, tarjetas de crédito, pagos en línea) deben ser iguales a sus depósitos bancarios. Resista la tentación de sacar dinero de la caja. Es casi imposible de rastrear.
6. Pagar los gastos de la empresa con la cuenta de la empresa. Utilice una tarjeta de débito o cheques para pagar sus gastos. No utilice la caja chica. Si es posible, obtenga una tarjeta de crédito a nombre de su empresa. Esto le ayudará a hacer un seguimiento de los costos y a crear un crédito empresarial.
7. Pagar primero sus gastos. Como propietario de la empresa, normalmente recibe su paga en último lugar a través de lo que se conoce como retiro del propietario. No se trata de un salario, sino de una deducción de los beneficios de la empresa. Pague siempre sus gastos antes de pagarse a sí mismo. Esta puede ser una disciplina difícil de dominar, pero evitará que usted se endeude, incluso si está cansado de comer Top Ramen porque cada centavo está siendo invertido en el negocio – al menos al principio.
8. Acordarse de reservar dinero para impuestos. No hay nada peor que pensar que se tienen unas buenas ganancias y descubrir que no se ha reservado el dinero necesario para los impuestos. Esto puede incluir los impuestos estatales, como el impuesto sobre las ventas de los artículos vendidos o las empresas, los impuestos sobre la ocupación y los impuestos federales.
9. Tener un estado de pérdidas y ganancias (profit and loss, P&L). El saldo de su cuenta corriente no es una forma precisa de medir cuánto dinero tiene realmente. Deberá realizar un estado de pérdidas y ganancias para determinar cuánto dinero tiene realmente. Su software de teneduría de libros o plataforma en línea puede hacerlo automáticamente.
10. Pagarse a sí mismo al último. Una vez que tenga un conocimiento sólido de su flujo de efectivo, es el momento de pagarse a sí mismo. Puede hacerlo extendiendo un cheque o haciendo una transferencia electrónica entre su cuenta bancaria y la personal. Asegúrese de asignar estas extracciones a una cuenta de “patrimonio” llamada “extracciones” para poder ver cuánto se está pagando.
11. Contrata un contador. Al final del año, tendrá que declarar los impuestos y cerrar sus finanzas para poder empezar un nuevo año fiscal, normalmente el^1.º de enero. Un contador puede ser de gran ayuda en esta etapa, especialmente cuando llega el momento de presentar los impuestos federales. No es necesario contratar un contador a tiempo completo. A través de sitios como upwork.com puede contratar los servicios de un contador por proyecto.
12. Mantener un buen registro. Ya sea en formato físico o digital, mantenga un registro de toda su documentación financiera. Estos deben conservarse durante periodos específicos. Puede encontrar una lista completa de registros y el tiempo que debe conservarlos aquí.