Mantener un buen registro

El término mantenimiento de registros se refiere a la práctica ordenada y disciplinada de almacenar y conservar los registros empresariales. Es una de las cosas más importantes que puede hacer como propietario de una pequeña empresa. Independientemente de la estructura de su empresa -una empresa unipersonal, una sociedad, una sociedad de responsabilidad limitada o una sociedad anónima, crear y mantener un sistema de registro eficaz no solo es un negocio inteligente, sino que le permite cumplir con la ley en caso de que se produzca una auditoría o una demanda en el futuro.

No hay una forma correcta o incorrecta de llevar los registros, pero lo mejor es adoptar un sistema que le funcione y se adapte a las necesidades de su empresa. Lo importante es recordar que una vez que se elige un proceso de mantenimiento y conservación de registros, hay que seguirlo.

Razones para llevar un buen registro

Además de cumplir con los requisitos normativos y legales, un mantenimiento de registros eficaz le permite comprender su negocio, ahora y en el futuro. A continuación, se presentan algunas de las razones con más detalle.

Seguimiento detallado
Ser propietario de una pequeña empresa exitosa requiere hacer seguimiento de una cantidad significativa de información sobre sus clientes, proveedores, ventas, estrategias de marketing e inventario. Sin un sistema de registro adecuado, puede perder de vista detalles esenciales del negocio, que afectan a las relaciones con los clientes, a los historiales de pedidos y a las preferencias.

Planificación
Un registro adecuado puede ayudarle a planificar el futuro de su empresa. Por ejemplo, si tiene una tienda de ropa, tiene que anticiparse a la demanda estacional para asegurarse de que tiene el inventario adecuado para satisfacer las necesidades de sus clientes. Su historial de ventas le servirá de guía para determinar cuándo hacer pedidos de productos específicos, especialmente los de temporada con una vida útil corta.

Registros personales
Como propietario de una empresa, también debe mantener sus registros personales al día. Si solicita un préstamo empresarial más adelante, la entidad crediticia puede pedirle ver sus registros personales, como cuentas bancarias y préstamos.