Sistemas informáticos

Existen riesgos especiales relacionados con sus sistemas de tecnología de la información (TI). Puede seguir los siguientes pasos para reducir la posibilidad de que sus computadoras se vean comprometidas o pierdan datos e informes críticos.

• • Proteja la información de inicio de sesión como nombres de usuario y contraseñas personales. La información de inicio de sesión nunca debe compartirse con otros empleados o personas ajenas a su empresa. También querrá solicitar al personal que cambie sus contraseñas periódicamente para aumentar la seguridad.
  • Proteja los sistemas con cortafuegos que puede detener las intrusiones desde el exterior. Asegúrese de que se actualicen regularmente para asegurarse de que puedan detener los últimos ataques, intentos de phishing o estafas. Estos sistemas pueden parecer costosos, pero pregúntese qué tan costoso puede ser un virus informático, o ransomware, donde sus computadoras son rehenes de alguien que quiere el pago para reparar el daño que ha causado.
  • Crear niveles de acceso para sus empleados. Solo unas pocas personas deben tener privilegios de administrador para sus sistemas. No le dé a nadie más acceso o control sobre los archivos del que necesita para hacer su trabajo de manera efectiva.
  • Analizar informes del sistema para identificar intentos de violaciones de seguridad, solicitudes inusuales de acceso y cualquier cambio en los patrones de tráfico.
  • Ejecutar transacciones de muestra para descubrir cualquier cambio en el procesamiento o manipulación. Asegúrese de que todo funcione según lo previsto. Cualquier variación puede indicar que alguien ha manipulado su forma de procesar y manejar los pagos.

Competencia

No puedes controlar a tu competencia, por supuesto, o el riesgo que representan para tu empresa. Pero eso no significa que no pueda investigar y descubrir qué están haciendo para que pueda ajustar su propio modelo de negocio. Considere estas preguntas mientras estudia la competencia, sus ofertas y precios.

• • ¿Sus precios son más altos o están dentro del mercado?
  • ¿Está perdiendo ventas con ellos o tiene una ventaja competitiva?
  • Si crees que tienes una ventaja, ¿cómo puedes mantenerla?
  • Si sus precios son mucho más bajos, ¿es hora de revisar los precios con sus proveedores o buscar otros nuevos?
  • ¿Es su calidad la misma que la tuya?

Tenga en cuenta cómo interactúa el personal de su competidor con los clientes de su competidor. Considere estas preguntas:

• • ¿Tu negocio necesita capacitación en alguna área?
  • ¿Cómo interactúan los empleados de su competencia?
  • ¿Los empleados de su competidor parecen felices?
  • ¿Sabe qué tipos de beneficios reciben los empleados de su competidor?
  • ¿Son sus paquetes de seguros y compensación competitivos para el mercado?
  • ¿Está atrayendo y reteniendo empleados valiosos?

El costo de retener empleados puede ser menor que el de capacitar a nuevos empleados.

Contabilidad y control de caja

Sin los controles adecuados, pueden ocurrir robos y fraudes en su negocio. Si un empleado que acepta efectivo o pagos también deposita y concilia las cuentas, puede verse tentado a cometer un robo. Una excelente manera de prevenir esto es separar las tareas, de modo que más de un empleado maneje el efectivo, los depósitos y las tareas de conciliación. Querrá realizar auditorías puntuales periódicas para asegurarse de que el dinero que ingresa coincida con sus estados de cuenta bancarios y balances.

Querrá asegurarse de que su banco sea una institución asegurada por la FDIC. Si tiene más de $ 250,000 depositados en el banco, querrá usar los formularios en línea de la FDIC Estimador de seguro de depósito electrónico (EDIE) para calcular su cobertura de seguro de la FDIC. La FDIC asegura los depósitos hasta el monto máximo permitido por la ley. El monto estándar del seguro de depósitos es de $250,000 por depositante, por banco asegurado, para cada categoría de propiedad. La Administración Nacional de Cooperativas de Ahorro y Crédito (NCUA) proporciona una cobertura de seguro similar para depósitos en cooperativas de ahorro y crédito aseguradas.

Las proyecciones presupuestarias mensuales deben incluir un monto de reserva para cada mes. Esto debería proporcionar un colchón para cubrir los pagos. Un contador puede ayudarlo a determinar la cantidad que debe retener para el flujo de efectivo adicional, según sus estados financieros.

Gestión de empleados

Sus empleados son importantes para el éxito de su negocio. Para mitigar el riesgo tanto como sea posible, considere estos pasos:

• • Utilice la evaluación previa al empleo. Muchas agencias de informes crediticios comerciales y proveedores de servicios de recursos humanos lo ayudarán con la evaluación previa al empleo y la verificación de antecedentes. La evaluación previa al empleo es importante para fines legales y de seguros. Por ejemplo, necesita saber si un empleado que conduce el automóvil de su empresa tiene una licencia válida y puede estar asegurado bajo su póliza.
  • Proporcionar descripciones de puestos y listas de deberes. Comunique las expectativas laborales y cualquier cambio en las expectativas laborales a sus empleados. Si bien es crucial separar las funciones, la capacitación cruzada de su personal lo ayuda a crear puestos en su empresa que no se basan en una sola persona y sus habilidades y talentos únicos. Si alguien se va, otro puede ocupar el puesto hasta que se contrate a una nueva persona.
  • Proporcionar evaluaciones de desempeño. Los empleados deben esperar evaluaciones para mejorar su desempeño. Proporcione retroalimentación y permítales comentar sobre sus trabajos.
  • Estar involucrado. Un negocio no puede funcionar solo. Los propietarios que no están presentes a menudo encuentran problemas en sus negocios. Hazle saber a la gente que estás presente. Conozca a todos paseando por su negocio. Hable con los clientes.
  • Nómina de auditoría. Las auditorías deben realizarse periódicamente en los sistemas de nómina. Verifique las tarjetas de tiempo del proyecto con las hojas de trabajo para el envío de tiempo apropiado. Compare las tarjetas de tiempo con los libros de nómina y los libros de nómina con la cuenta de nómina.
  • Recompensar el desempeño seguro. Pueden ocurrir lesiones y daños. Las recompensas departamentales mensuales por evitar accidentes pueden ser menos costosas que las primas y los daños resultantes del descuido. Los incentivos de los procedimientos de seguridad pueden aumentar la participación de los empleados en el proceso.
  • Establecer horas de trabajo.Proporcione a sus empleados un horario de trabajo tentativo y manténgalos actualizados antes de los cambios. Use un planificador para planificar su trabajo mensual, semanal y diario anticipado.
  • Plan de trabajo con un equilibrio.Evite llenar cada minuto. Permita tiempo adicional para eventos inesperados. Asegúrate de equilibrar el trabajo con el tiempo libre.
  • Establecer metas realistas.Establecer objetivos requiere tiempo para cumplirlos. Establezca metas realistas para su negocio para evitar extenderse demasiado, agotarse y aumentar el estrés de los empleados y su familia.
  • Plan para el peor de los casos.Un plan de negocios por escrito debe incluir cómo lidiar con la posibilidad de su discapacidad o muerte. Capacite a su personal de apoyo o asistente para manejar las necesidades a corto plazo. ¿Puede un familiar u otra persona administrar el negocio en su lugar? ¿Ha nombrado a alguien para liquidar la empresa? El seguro de discapacidad puede cubrir su cuidado y el de la empresa. El seguro de vida también se puede comprar en cantidades lo suficientemente grandes como para cubrir las responsabilidades de la empresa.
  • Desarrollar un sistema de apoyo.Los sistemas de apoyo son vitales para las empresas y las familias. ¿Tiene amigos o servicios que puedan ayudar a su familia cuando no está disponible debido al trabajo? Piense en las actividades que su familia hace semanalmente. Es posible que necesite a alguien que lo ayude con estas actividades y aquellas que son inesperadas. Por ejemplo, esperar a un plomero o a un técnico de calefacción puede llevar un día entero. Planifique sus sistemas de apoyo.

Pasos adicionales que puede tomar…

• • Discutir los riesgos. Programe reuniones regulares con los gerentes para discutir los riesgos. Por ejemplo, agregue discusiones de riesgo a las agendas de las reuniones.
  • Proporcionar un lugar de trabajo seguro. Los empleadores tienen la responsabilidad de proporcionar un lugar de trabajo seguro. Los empleadores DEBEN proporcionar a sus empleados un lugar de trabajo que no tenga peligros graves y siga todas las normas de seguridad y salud federales, estatales y locales pertinentes. Debe publicar las citaciones de OSHA, los datos de lesiones y enfermedades, y el cartel de OSHA en su lugar de trabajo donde los trabajadores los verán.
  • Supervisar las instalaciones.Cree una lista de verificación del edificio físico que incluya áreas de mantenimiento, necesidades y reparaciones. Complete un recorrido mensual para observar las áreas que requieren atención. Pida a los gerentes que completen una revisión semanal de las instalaciones en busca de elementos menos significativos.
  • Esté alerta a los cambios en la comunidad. Involúcrese en la comunidad o tenga a alguien que pueda actualizarlo sobre los cambios en la comunidad que afectan su negocio. Manténgase informado sobre las leyes federales, estatales, del condado y locales que podrían afectar su negocio.
  • Use las líneas de crédito sabiamente. Las líneas de crédito son importantes, pero desea utilizarlas con prudencia, de modo que mantenga un margen de seguridad para hacer frente a una emergencia.
  • Hable con un agente de seguros sobre los riesgos. Verifique si su negocio está en una zona de inundación que requiere un seguro contra inundaciones. Ya sea que sea propietario o alquile, es importante proteger su negocio contra incendios, agua y otros riesgos de daños.
  • Considere un generador y un teléfono secundario. Considere el costo de viabilidad de un generador, qué tamaño de generador se necesitaría y cómo implementar el uso de un generador de manera segura. Un teléfono fijo de respaldo puede parecer anticuado, pero puede convertirse en un salvavidas si las torres de telefonía celular están atascadas o no funcionan en una crisis.