Teneduría de libros

La teneduría de libros es el proceso organizado de seguimiento de todas las transacciones de ingresos y gastos. Su presupuesto trabaja en conjunto con la función de teneduría de libros para que pueda tomar decisiones informadas basadas en números reales y proyecciones. También le ayudará a reservar el dinero necesario para pagar los impuestos estatales y federales, pagarse a sí mismo y guardar algo de dinero para la jubilación.

Estos son los 11 pasos básicos de la teneduría de libros:

1. Invierta en una herramienta de contabilidad/teneduría de libros. Existen muchas soluciones, entre ellas QuickBooks y Freshbooks. Estos servicios no solo hacen un seguimiento de sus ingresos y gastos, sino que también se conectan a las cuentas bancarias de su empresa, a las tarjetas de crédito y a las pasarelas de pago, como PayPal y el inventario. Si tiene una empresa de servicios, a través de estos servicios de teneduría de libros también puede emitir facturas.
2. Abrir una cuenta corriente comercial. Nunca debería mezclar sus cuentas personales con las de la empresa. Abra una cuenta comercial independiente que pueda vincularse a su plataforma de teneduría de libros.
3. Conciliar sus cuentas mensualmente. Inicie sesión y revise sus cuentas, incluyendo la conciliación de los pagos faltantes que los clientes deberían haber hecho.
4. Hacer seguimiento de las ventas. Cree un sistema de seguimiento de sus ventas, incluidos los pagos en efectivo, con cheques y con tarjeta de crédito. Sea cual sea el método que utilice, asegúrese de mantenerlo. Si recibe pagos en efectivo, cree un proceso de seguimiento del efectivo que incluya el ingreso en su cuenta bancaria diariamente o al menos una vez a la semana.
5. Nota:Las ventas totales (efectivo, cheques, tarjetas de crédito, pagos en línea) deben ser iguales a sus depósitos bancarios. Resista la tentación de sacar dinero de la caja. Es casi imposible de rastrear.
6. Pagar los gastos de la empresa con la cuenta de la empresa. Utilice una tarjeta de débito o cheques para pagar sus gastos. No utilice la caja chica. Si es posible, obtenga una tarjeta de crédito a nombre de su empresa. Esto le ayudará a hacer un seguimiento de los costos y a crear un crédito empresarial.
7. Pagar primero sus gastos. Como propietario de la empresa, normalmente recibe su paga en último lugar a través de lo que se conoce como retiro del propietario. No se trata de un salario, sino de una deducción de los beneficios de la empresa. Pague siempre sus gastos antes de pagarse a sí mismo. Esta puede ser una disciplina difícil de dominar, pero evitará que usted se endeude, incluso si está cansado de comer Top Ramen porque cada centavo está siendo invertido en el negocio – al menos al principio.
8. Acordarse de reservar dinero para impuestos. No hay nada peor que pensar que se tienen unas buenas ganancias y descubrir que no se ha reservado el dinero necesario para los impuestos. Esto puede incluir los impuestos estatales, como el impuesto sobre las ventas de los artículos vendidos o las empresas, los impuestos sobre la ocupación y los impuestos federales.
9. Tener un estado de pérdidas y ganancias (profit and loss, P&L). El saldo de su cuenta corriente no es una forma precisa de medir cuánto dinero tiene realmente. Deberá realizar un estado de pérdidas y ganancias para determinar cuánto dinero tiene realmente. Su software de teneduría de libros o plataforma en línea puede hacerlo automáticamente.
10. Pagarse a sí mismo al último. Una vez que tenga un conocimiento sólido de su flujo de efectivo, es el momento de pagarse a sí mismo. Puede hacerlo extendiendo un cheque o haciendo una transferencia electrónica entre su cuenta bancaria y la personal. Asegúrese de asignar estas extracciones a una cuenta de “patrimonio” llamada “extracciones” para poder ver cuánto se está pagando.
11. Contrata un contador. Al final del año, tendrá que declarar los impuestos y cerrar sus finanzas para poder empezar un nuevo año fiscal, normalmente el^1.º de enero. Un contador puede ser de gran ayuda en esta etapa, especialmente cuando llega el momento de presentar los impuestos federales. No es necesario contratar un contador a tiempo completo. A través de sitios como upwork.com puede contratar los servicios de un contador por proyecto.
12. Mantener un buen registro. Ya sea en formato físico o digital, mantenga un registro de toda su documentación financiera. Estos deben conservarse durante periodos específicos. Puede encontrar una lista completa de registros y el tiempo que debe conservarlos aquí.