Módulo 2: Mantenimiento de registros
Software para empresas
Si ha completado el Módulo 1 y ha llegado hasta el Módulo 2, probablemente habrá notado un tema recurrente: las herramientas informáticas son de gran ayuda cuando se trata de contabilidad, teneduría de libros y conservación de registros. Como propietario de una pequeña empresa, es posible que al principio quiera echar mano a todo. Con el tiempo, la gestión de la empresa se convierte en un trabajo a tiempo completo y ya no se puede hacer todo para todos.
Claro, puede añadir un empleado o dos para gestionar algunas funciones. Pero pronto se dará cuenta de que un buen sistema informático y un conjunto de herramientas de productividad empresarial pueden hacer el trabajo de varios trabajadores y proporcionarle información muy importante sobre sus operaciones y su rentabilidad.
Existen cientos de soluciones de software empresarial, demasiadas para enumerarlas aquí. El consejo es que primero averigüe qué partes de su negocio pueden automatizarse utilizando un producto de software informático, servicios basados en la nube o una combinación de ambos. A continuación, asegúrese de que la solución que elija pueda adaptarse a las necesidades de su empresa en el futuro. Puede ser difícil cambiar el software a mitad de camino, ya que se pueden perder muchos datos en la transferencia.
A continuación, se enumeran algunas de las tareas que un sistema informático o basado en la nube puede automatizar y cómo puede ayudarle a mantener y conservar los registros adecuados, lo cual también es importante:
- Integración del sistema de punto de venta
- Contabilidad y teneduría de libros
- Facturación y cuentas por pagar/cobrar
- Inventario
- Personal y nóminas
- Horarios de trabajo
- Cadena de suministro
- Ventas en línea
- Atención al cliente
- Marketing y ventas
- Exportación
- Múltiples ubicaciones comerciales
A continuación, se analizan algunas de estas necesidades empresariales y cómo los programas informáticos o en la nube pueden ayudarle a gestionarlas de forma más eficiente:
Inventario: La mayoría de los programas de contabilidad tienen incorporadas funciones de seguimiento del inventario. La automatización del proceso le permitirá mantener niveles de inventario más rentables ya que los productos en una estantería son costos, no beneficios. Algunas plataformas pueden incluso conectarlo directamente con sus proveedores para automatizar aún más los pedidos.
Ventas: Ya sea en línea o en persona, los programas le permiten hacer un seguimiento de los clientes, medir el costo de adquisición, predecir los hábitos de compra, crear oportunidades de venta adicionales y crear relaciones más leales con sus mejores clientes. También puede elegir plataformas que automaticen el servicio al cliente, incluidas las devoluciones y los cambios de productos.
Fabricación: Si fabrica algo, estos sistemas pueden ayudarle a supervisar el proceso, identificar oportunidades para aumentar la eficiencia o reducir los inventarios, mejorar la calidad o controlar los costos.
Módulos
1. Gestión Financiera
2. Mantenimiento de Registros
- Prueba previa
- Mantener un buen registro
- Cumplimiento legal
- Métodos comunes
- Software para empresas
- Formación
- Conclusiones clave
3. Flujo de Efectivo
4. Construir un Crédito
5. Servicios Bancarios
6. Opciones de Financiación
7. Planificación Fiscal
8. Gestión de Riesgos
Otras herramientas que puede utilizar
Si no tiene conocimientos informáticos o la idea de automatizar algunos de sus sistemas le parece abrumadora en este momento del ciclo de vida de su empresa, hay algunas herramientas informáticas que son fáciles de usar y pueden crear eficiencia con muy poco trabajo. Si tiene un adolescente cerca, probablemente pueda ayudarle a preparar todo e incluso entrenarlo. Lo que desconcierta a una generación es la norma para la siguiente.
Correo electrónico
Una de las herramientas en las que probablemente ni siquiera piense es el correo electrónico y los mensajes de texto. Disponible en teléfonos, tabletas y ordenadores, es tan común que apenas se tiene en cuenta este moderno milagro que puede enviar a alguien un mensaje al otro lado de la ciudad o al otro lado del mundo de forma instantánea.
El correo electrónico es excelente para comunicarse con clientes, empleados, proveedores, vendedores y contratistas. También es una herramienta perfecta para llevar un registro. Para maximizar su uso, conviene crear un buen sistema de registro de modo que pueda seguir fácilmente las conversaciones. Al igual que con el papel, un sistema de carpetas en su programa de correo electrónico puede ayudarle a mantener sus comunicaciones clasificadas, localizables y accesibles.
Hojas de cálculo
Las hojas de cálculo son una herramienta consagrada para hacer un seguimiento de los clientes, el inventario, las ventas y mucho más. Emulando las planillas de cálculo de la contabilidad tradicional en papel, las hojas de cálculo pueden configurarse para que calculen automáticamente las fórmulas, de modo que se puedan realizar escenarios “hipotéticos” con el flujo de efectivo, el inventario, la dotación de personal… cualquier cosa. Las fórmulas cambian automáticamente las ecuaciones y generan nuevos resultados a medida que se actualizan los números. Es lo mejor para los propietarios de empresas que saben manejar hojas de cálculo ya que la configuración de las fórmulas puede ser un reto o requerir formación adicional. Los programas informáticos en línea o especializados suelen funcionar mejor, ya que todos los cálculos están incorporados en la herramienta.
Contabilidad y teneduría de libros
Este tema se trató en profundidad en el Módulo 1, así que no lo vamos a aburrir con un resumen aquí. Basta con decir que estas potentes herramientas pueden centralizar muchas de sus tareas diarias de elaboración de informes y registro, desde ayudarle a gestionar el inventario y las ventas hasta el seguimiento del rendimiento financiero, la ejecución de escenarios y la generación de informes como el balance y las proyecciones de flujo de efectivo. Además, este software o plataforma en línea conservará todos sus registros históricos, por lo que podrá mirar atrás en el tiempo cuando quiera para identificar tendencias o posibles mejoras. Lo mejor de todo es que, si un cliente pierde una factura o un proveedor no la tiene, puede encontrarla rápidamente y enviarle una copia por correo electrónico.
Al igual que cualquier otra herramienta de gestión de registros, debe encontrar una solución que se adapte a las necesidades de su empresa a corto plazo, pero que tenga las suficientes funciones como para poder ampliarla a medida que su empresa crezca. Empezar con una nueva herramienta puede ser difícil y costoso. Hable con otros propietarios de empresas, un contador o un asesor financiero para ver si tienen alguna recomendación.