Módulo 2: Mantenimiento de registros
Cumplimiento legal
Como propietario, probablemente celebre contratos y tenga varias licencias y permisos. Si emplea a trabajadores, probablemente también tenga que hacer un seguimiento de las nóminas y declararlas a efectos fiscales. Dado que estas relaciones tienen implicaciones de cumplimiento legal a largo plazo, mantener registros precisos de cada una de ellas es importante para usted en caso de que sea auditado o alguien presente una reclamación legal.
Contratos, arrendamientos y otros acuerdos
Es especialmente importante llevar un buen registro de los contratos. No solo hay que recurrir a ellos durante el periodo de vigencia del contrato para asegurarse de que todo se está cumpliendo según lo acordado, sino que también puede ser necesario recurrir a ellos en los próximos años si algo que estaba contemplado en el acuerdo sale mal. Lo mismo ocurre con los contratos de alquiler y otros acuerdos legales entre usted y otra parte. Antes de comenzar cualquier trabajo, asegúrese de tener las copias originales firmadas del acuerdo. Si su contratista o arrendador necesita un original, prepare dos para firmar.
Licencias y permisos
Casi todas las empresas necesitan licencias y permisos para funcionar. Puede tratarse de permisos o licencias federales, estatales, del condado o locales, entre otros:
- Licencia comercial
- Declaración de nombre comercial (Doing Business As, DBA)
- Permiso de vendedor
- Permiso de uso de la vivienda
- Permiso de preparación de alimentos
- Licencias o avales relacionados con una profesión, como la de contador, arquitecto o contratista.
Asegúrese de mantener estas licencias y permisos al día. En algunas profesiones, es posible que tenga que mostrarlas a un cliente. Cree un sistema que le permita renovar las licencias y permisos antes de que caduquen. Esto reducirá la posibilidad de que tenga que pagar sanciones, multas o enfrentar otras acciones legales.
Módulos
1. Gestión Financiera
2. Mantenimiento de Registros
- Prueba previa
- Mantener un buen registro
- Cumplimiento legal
- Métodos comunes
- Software para empresas
- Formación
- Conclusiones clave
3. Flujo de Efectivo
4. Construir un Crédito
5. Servicios Bancarios
6. Opciones de Financiación
7. Planificación Fiscal
8. Gestión de Riesgos
Nómina y personal
Si tiene empleados, debe mantener los correspondientes registros a fin de cumplir con los requisitos legales locales, estatales y federales, incluida la compensación de los trabajadores y el seguro de desempleo. Si tiene muchos empleados, puede contratar un servicio de nóminas para que gestione estas funciones por usted. Las personas que brindan estos servicios también pueden asesorarlo sobre los registros que debe mantener, los registros que se consideran confidenciales, y los distintos impuestos que deberá pagar.
A continuación, se presenta una breve lista de algunos de los aspectos a los que debería hacer seguimiento:
- Documentación sobre contratación y evaluación
- Base para el pago de los salarios
- Números de Seguro Social
- Total de horas trabajadas
- Adiciones o deducciones de los salarios
- Total de salarios pagados en cada periodo de pago
- Retenciones del impuesto sobre la renta
- Información requerida por la Ley de Normas Laborales Justas (Fair Labor Standards Act)
- Informes de lesiones
- Registros de empleo
- Copia de las evaluaciones anuales de rendimiento
Además de hablar con su contador o con el servicio de nóminas, puede consultar la Publicación 15 del IRS, “Circular E, Employer’s Tax Guide (Circular E, Guía fiscal para el empleador)”.
Conservación de registros
Algunos registros deben conservarse más tiempo que otros. A la hora de establecer su plan de conservación de registros, debe tener esto en cuenta para crear un sistema de almacenamiento y recuperación, ya sea en papel, en su ordenador o en la nube informática.
El Internal Revenue Service determina algunas de estas directrices. Las agencias estatales o los gobiernos locales pueden tener requisitos adicionales con respecto a la conservación. Pero por ahora, atendamos a lo que exige el IRS:
Una vez más, su contador podrá darle una idea más precisa de los requisitos de mantenimiento de registros para su tipo de negocio y ubicación.