Gestionar el dinero de los impuestos

Al igual que a los empleados se les retienen parte de los ingresos de sus salarios, los empresarios separan parte de sus ganancias para el pago de impuestos. Si no paga los impuestos a tiempo, es posible que se le impongan multas y sanciones.

Pagos trimestrales estimados

Si está declarado como sociedad unipersonal, sociedad colectiva o sociedad autónoma de tipo S, o como trabajador autónomo, por lo general, debe hacer pagos de impuestos estimados durante todo el año si estima que deberá destinar $1000 o más a impuestos al final del año fiscal. Deberá utilizar el formulario 1040-ES para calcular sus impuestos estimados y pagarlos trimestralmente:

• 15 de abril
• 15 de junio
• 15 de septiembre
• 15 de enero

Las fechas de pago de impuestos pueden variar según el estado. El Department of Revenue determinará las fechas de declaración y pago de impuestos que le corresponden.

Establecer un sistema que se adapte a sus necesidades

No hay nada peor que pensar que terminó el año con ganancias y descubrir que no pagó su parte de los impuestos cuando le correspondía. Incluso si a fin de año pagó el monto que le correspondía, los gobiernos federales y estatales podrán imponerle multas y sanciones por no pagar a término.

Las nuevas empresas suelen cometer el error de utilizar el dinero de sus impuestos durante el año para financiar las operaciones de la empresa y piensan que podrán recuperarlo antes de tener que declarar sus impuestos anuales. Este es un gran error; muchas pequeñas empresas reciben una desagradable notificación por parte del IRS con una costosa factura por impuestos vencidos o atrasados. Es mucho mejor sobrestimar el importe de los impuestos adeudados y obtener un reembolso, que subestimarlo y encontrarse en un agujero financiero.

La mejor estrategia es reservar un porcentaje de sus ganancias netas para pagar los impuestos federales que se estiman cada tres meses y cualquier otro impuesto estatal, incluso los impuestos sobre las ventas. Ponga estos fondos en una cuenta bancaria diferente, una que esté separada de su cuenta bancaria habitual. No mezcle las retenciones fiscales con el efectivo disponible para las operaciones. 

Si tiene empleados y paga contribuciones patronales, haga lo mismo. Las contribuciones patronales destinadas a cubrir la Seguridad Social y Medicare están compuestas por dos partes. Está la parte que usted retiene del salario de cada empleado y la parte que usted paga como su empleador. Una vez más, mantenga estos impuestos separados de sus otros fondos, y es posible que le convenga crear una cuenta de nómina en su banco para mantener estos fondos hasta que los pague al gobierno federal.

Utilizar un sistema de contabilidad

Si bien debe asegurarse de pagar la parte de los impuestos que le corresponde, también debe asegurarse de no pagar más de lo que le corresponde. Las empresas cuentan con deducciones legítimas que calculan a partir del alquiler, los servicios públicos, el inventario, las publicidades, el transporte, entre otras cosas. Estas desgravaciones pueden realizarse sobre sus ingresos brutos, lo que reduce sus ganancias. Para que el gasto de una empresa sea deducible, debe ser ordinario y necesario. Un gasto ordinario es aquel que es común y aceptado en la rama de su actividad. Un gasto necesario es aquel que es útil y apropiado para su empresa o comercio. Existen muchas posibilidades, por lo que deberá utilizar un programa de contabilidad, un sitio de contabilidad en línea o los servicios de un contador para clasificar los gastos legítimos de su negocio a fin de reducir legalmente sus obligaciones fiscales. Esto no es algo que deba hacer por su cuenta o a último momento. Lleve a cabo un seguimiento mensual de estos gastos desde el comienzo. Esto lo ayudará a planear su flujo de efectivo mes a mes, así como sus impuestos y pagos.

Por suerte, una vez que estableció las categorías de gastos en su sistema contable, mantener todo bajo control resulta sencillo. Asegúrese de mantener registros adecuados, ya que el IRS puede solicitarlos si tiene alguna pregunta o inquietud respecto de su declaración de impuestos anual.

Un contador puede ser de gran ayuda

Contar con el asesoramiento de un contador especializado en pequeñas empresas lo ayudará a analizar e interpretar la información que necesita para llevar adelante su empresa de manera eficaz. Sí, los programas pueden ayudar a registrar las transacciones y preparar los informes; sin embargo, no podrán proporcionarle comentarios o ideas en base a sus años de experiencias y conocimiento. Un contador también le aportará nuevas ideas, como la posibilidad de expansión o nuevas ubicaciones. No es necesario que contrate a un contador a tiempo completo. Muchos contadores trabajan para diferentes empresas, por lo que puede pagarle por cada servicio. Solo asegúrese de encontrar uno que cuente con un buen historial con empresas. Una excelente idea, es preguntar a otros empresarios de su comunidad que ya tengan un contador.

Además de ayudarlo con sus impuestos, un contador especializado en empresas le proporcionará los siguientes cinco servicios esenciales:

• Asesoramiento empresarial: Algunos contadores llevan mucho tiempo trabajando en el sector y lo han visto todo; por ello, pueden darle innumerables consejos sobre su empresa y cómo hacer que sea más eficiente y rentable.
• Finanzas personales:Un contador puede ayudarlo a establecer un plan de jubilación, asesorarlo al momento de comprar una casa o siempre que atraviese algún cambio en sus finanzas personales.
• Consejo organizacional: La organización de su empresa repercutirá en sus impuestos. Un contador puede brindarle diferentes opciones para la estructura de su empresa y, tal vez, pueda derivarlo a un abogado que le proporcione asesoramiento adicional, si lo necesita.
• Asesoramiento financiero:Si necesita un préstamo, un contador puede ayudarlo a determinar cuál es su mejor opción y brindarle asistencia a la hora de preparar los documentos necesarios para solicitar un préstamo de manera exitosa.
• Asistencia para auditorías:si a su empresa le hacen una auditoría, su contador le brindará la información y los detalles correspondientes al auditor. Al estar familiarizados con sus informes, el proceso y la terminología, los contadores tienen los recursos necesarios para encargarse de este tema por usted.

Módulo 1: Gestión financiera analiza los sistemas de contabilidad y teneduría de libros con mayor profundidad.