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模块 2:记录保存

法律合规

作为企业主,您可能会执行合同并持有各种执照和许可证。 如果您雇佣了工人,您可能还需要跟踪和报告工资单以便纳税。 由于这些关系具有长期的法律合规性影响,因此,如果您接受审计或有人向您提出索赔,为每种关系保存准确的记录对您来说至关重要。

合同、租赁和其他协议
保存合同记录尤为重要。 您不仅可能需要在合同期内查阅合同,以确保一切都按约定完成,而且如果协议中涵盖的某些事项出现问题,您可能需要在未来几年内查阅合同。 您与另一方签订的租赁和其他法律协议也是如此。 在开始任何工作之前,请确保您拥有协议的原始签名副本。 如果您的承包商或房东需要原件,请准备两份供签署。

执照和许可证

几乎所有企业都需要执照和许可证才能经营。 这些可能是联邦、州、县或地方的许可证或执照,包括:

  • 营业执照
  • “经营别称”(Doing Business As, DBA) 声明
  • 销售许可证
  • 家庭经营许可证
  • 食物制备许可证
  • 与职业相关的执照或认可,如会计师、建筑师或承包商。

确保这些执照和许可证是最新的。 在某些职业中,您可能需要向客户展示这些执照和许可证。 创建一个系统,确保您能在执照和许可证到期前进行更新。 这会减少您需要支付罚金、罚款或面临其他法律诉讼的机会。

工资和人事

如果您有雇员,则必须保存有关他们的记录,以遵守当地、州和联邦法律要求,包括劳工赔偿险和失业保险。 如果您有很多员工,您可能需要雇佣一个薪酬服务机构来为您管理这些职能。 他们还可以为您提供一些关于您需要保存哪些记录(可能被视为机密)以及您需要缴纳的各种税费的专业知识。

以下是您可能需要跟踪的一些事务的简要清单:

  • 招聘和评估文件
  • 支付工资的依据
  • 社会保障号码
  • 总工作时长
  • 加薪或减薪
  • 每个发薪期支付的总工资
  • 所得税预扣
  • 《公平劳动标准法》要求的信息
  • 受伤报告
  • 雇佣记录
  • 年度绩效评估副本

除了与您的会计师或薪酬服务机构交谈外,您可能还需要查看 IRS 公布的第 15 号文件,“Circular E, Employer’s Tax Guide”。

保留记录

有些记录需要比其他记录保存更长的时间。 在制定记录保留计划时,您需要在创建存储和检索系统时牢记这一点,无论是纸质系统、计算机上的系统还是存储在计算云中的系统。

Internal Revenue Service 确定了其中一些指导准则。 州机构或当地政府可能对记录保留有额外的要求。 但现在,让我们遵守 IRS 的要求:

同样,您的会计师应该能够向您更准确地说出针对您的企业类型和位置的记录保存要求。